猫の手も借りたいブログ

チャフフレアというウェブ制作会社やってます。

会社の売上管理・見積・請求の管理にboard(ボード)を導入したら仕事の効率が何倍にも上がった

先に書いておきますが、この記事はステマでもなければPRでもないです。さらにboard(開発元のヴェルク)にも知り合いはいないです。このboardというサービスが大変気に入っており利用者が少しでも増え、よりよいサービスになっていただくことを願って記事を書いています。

board(ボード)を導入して2年が経過

boardというクラウド型業務・経営管理システムを導入して2年以上経ちます。

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請求書作成・見積書発行、クラウド経営ツール - board

この業務管理システムがすごく気に入っていて、過去に以下のようなブログ記事を書いたことがあります。

www.chaffflare.jp

この記事を見て、僕の友人が「会社の工程管理の改善に上司に勧めて導入したよ」という話を聞きました。このブログが誰かの役に立ってうれしいですね。

board(ボード)とは

boardは、請求書作成や見積書発行を効率化するだけのシステムではありません。

書類作成サービスとしての基本機能はしっかりとカバーしつつ、
発注管理・案件単位の損益管理・営業の見込み管理・経営分析など、
中小企業の業務全体を効率化し経営を助けるクラウド型業務システムです。
引用:請求書作成・見積書発行、クラウド経営ツール - board

個人事業主・中小企業がターゲットかと思いますが、見積書の作成、請求書の発行、それに伴う案件管理・売上管理ツールです。

クラウド経由なので、ブラウザがあればアクセス・編集ができます。作成した見積書や請求書ははPDFでダウンロードができますし、そのままオンライン上から郵送手配もすることが可能です。

それまでの売上管理はどうしていたのか

チャフフレアも最初は個人事業主として2011年の6月に独立しました。スタートから3人で始めたわけですが、いわゆる営業・ディレクションは僕だけで、お金の管理は一極集中でやっていました。

例に漏れずエクセルで個別に見積書を作成し、シートで請求書・納品書と分けて作成していました。かつ全体の売上管理用に別で一覧のエクセルファイルを作成していました。

ある程度はマクロを使ったりして、数字を連動させたりしてはいましたが、案件数の増加に伴いミスも増えてきてちょっとしんどいなと思い、クラウド系のツールを考え始めました。

※boardに辿り着く前に他の類似サービスもいくつか試しましたが、お試し的に使っただけで深く使いこんだわけではないので他社との比較はこの記事ではしません。

boardの運用で仕事の効率は上がったか

1~2ヶ月ほどエクセル見積もりとboardでの並行運用を経て、完全に切り替えをしました。結論としては効率はめちゃめちゃ上がりました。過剰な表現ではなくboardなしでは会社の経営、案件の運用が成り立たない状態です。

見積作成だけではなく、案件管理ツール

いわゆる見積書・請求書を作成するだけでなく、案件の状況管理として大変優れています。「案件一覧」という画面では、作成した見積書ベースでリストが並び、「請求一覧」では、請求日ベースで並びます。

以下が請求一覧の画面です。月ベースに見たり、クライアントごとにソートしたりできます。請求管理が抜群に使いやすいです。

f:id:fugufugufugu:20170131230715p:plain引用:請求一覧の概要 - ヘルプセンター - board

「この月に請求する案件」が一覧で見ることができます。工程管理は請求管理が肝なので、大変見やすい画面で気に入っています。

見積書がすぐ作れる

見積書の作成ですが、以下の機能が大変重宝します。

  • テンプレート機能
    テンプレート(雛形)を登録しておいて、それを呼び出してつくるパターンです。ある程度制作内容の決まっている案件であれば、速攻で見積書が作れます。
    テンプレートを呼び出し、金額や項目変更を行うことももちろん可能です。
  • コピー機能
    過去に似たような案件がある場合は「コピー」して複製することができます。
    コピー後に必要部分を打ち替えれば、速攻で見積書の完成です。
  • ブランチ機能(見積書の別案)
    少し前にできた新しい機能ですが、見積書の別案が作成できます。
    ちょっとオプションを追加したパターンや、金額を調整したパターンなど、同案件で別の見積もりが作成できます。松竹梅のパターンが求められるときなど良いと思います。

新規案件ならばテンプレートから、運用案件であればコピーで、と案件内容によって使い方を分けると、見積書がすぐに作れます。すぐ作れるということはお客様にすぐ提出できます。見積り依頼に対して速攻で正確な見積もりが出せるようになると受注率はぐっと上がります。

売上集計画面が見やすい

売上は月ベースに見ることができます。また顧客別に月の売上の遷移が見えたりします。さらに「売上目標」「損益分岐点(最低ライン)」も設定できて、推移を確認することができます。下図が昨年のグラフですが、波が大きい点や繁忙期前後の波がよくわかります。

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クライアント別の売上の割合も視覚的に見えます。なるべく1社に集中せず、分散しなければいけませんね。

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外注費の管理が優れている

外注費(自社から外部への発注)も管理できます。さらに「案件に対しての外注費」が管理できます。100万の案件に対して外注3人に発注して原価が50万、といった管理ができます。利益が案件ベースで確保できているか、を確認することができます。この外注費管理が優れている点が、boardを使おうと決めた大きな理由の一つです。

また個人事業主への発注の場合、源泉徴収の計算が必要ですが、これもboard上で行ってくれます。

f:id:fugufugufugu:20170131233815p:plain引用:源泉徴収の納付管理 - ヘルプセンター - board

さらに支払い月毎にリストも出るので、納付漏れも防ぐことができます。

請求書の郵送が可能

請求書の郵送もboard上から行うことができます。請求したい案件を選んで郵送ボタンを押すだけです。郵送は通常のシステム費用とは別で1枚につき170円です。

切手代で考えると割高と思うかもしれませんが、「印刷」「捺印」「封筒にしまう」「切手を貼る」「ポストに入れる」が、ボタンで一つでできるのであれば安いとすら思っています。

印鑑は登録した印鑑データがデジタルで印刷されます。たまに本物の捺印じゃないと受け付けてくれないクライアントもいますが、私のクライアントの9割はこのboardで郵送した請求書で問題なく受け取っていただいております。

もちろん郵送すらいらない場合は、PDFにてメール送付すればOKです。

その他こんな機能が気に入っている

全機能を紹介することはできないのですが、僕が他に気に入っている機能です。

  • クライアントの会社登録だけでなく、担当者も登録できる
  • 「未着手」「着手中」「納品済み」「検収済み」の案件ステータス
  • 「毎月」「毎年」「四ヶ月ごと」といった定形請求の管理
  • 書類送付状の作成
  • 窓付き封筒用の印刷
  • 「見積書」「発注書」の同時作成・郵送
  • 「請求書」「納品書」の同時作成・郵送
  • システムが落ちない・固まらない、処理が早い
  • それでいて基本利用料は1,980円(※ベーシックプラン)という安さ

など「痒いところに手が届いて」すごくうれしいです。

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結論

「boardを使ったら仕事の効率は何倍にも上がった!」です。

今のところはboardを離れることができないので、より一層の機能の向上と利便性の向上を期待しています。応援しています。

boardの詳細内容はオフィシャルサイトから御覧ください。

the-board.jp

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